EP11- UN PRODUCTO DE ADMINISTRACIÓN

Cuando comencé a construir negocios, como muchos emprendedores, pensaba que avanzar significaba resolver problemas, vender, conseguir clientes y mantener las cosas funcionando. Con el tiempo entendí que existe una diferencia enorme entre hacer que un negocio funcione y construir una empresa capaz de funcionar sin depender completamente de quien la creó. Muchas veces creemos que tenemos un negocio estructurado porque llevamos años operándolo, porque conocemos perfectamente a nuestros clientes, porque sabemos cómo hacer nuestro trabajo o porque, cuando surge un problema, encontramos la manera de resolverlo. Pero hay una pregunta que pocas veces nos hacemos: ¿realmente está construido o simplemente sabemos cómo hacerlo nosotros?

Esa pregunta es, en buena medida, el origen de OCTOTAX. Me habría gustado tenerlo cuando comencé. Me habría gustado encontrar una herramienta que me permitiera detenerme, salir por un momento de la operación y mirar mi propio negocio desde afuera; una lista que me ayudara a identificar, de manera sencilla y sin conceptos complicados, qué tenía realmente construido, qué tenía solamente de manera parcial y qué todavía no existía. No necesitaba que alguien me dijera que mi estrategia debía ser sólida, que mi cultura debía ser adecuada o que mi operación debía ser eficiente. Necesitaba preguntas que pudiera comprobar.

Preguntas tan sencillas como: ¿tienes una lista actualizada de tus productos o servicios?, ¿cada puesto tiene definidas sus funciones?, ¿tienes documentado cómo se realiza una venta?, ¿conoces cuánto te cuesta entregar cada servicio?, ¿tienes un proceso para incorporar a una persona nueva?, ¿tienes definidos los valores que quieres que representen a tu empresa? Preguntas que parecen simples, pero que empiezan a revelar algo mucho más profundo cuando las contestamos una por una. Porque quizá creemos que tenemos un proceso, hasta que descubrimos que solamente está en nuestra cabeza. Quizá creemos que tenemos una estrategia, hasta que alguien nos pide verla por escrito. Quizá pensamos que nuestro equipo sabe qué hacer, hasta que comprobamos que cada persona lo interpreta de una manera diferente.

OCTOTAX nace precisamente para hacer visible esa diferencia entre lo que creemos tener y lo que realmente podemos demostrar que existe. Es un diagnóstico verificable para negocios que utiliza preguntas concretas y observables para revisar diferentes dimensiones de la empresa. Cada respuesta se registra de una manera sencilla: existe, existe parcialmente, no existe o no aplica. No buscamos complicar al emprendedor con términos que necesite interpretar; buscamos que pueda mirar su propia empresa y responder a partir de aquello que realmente tiene, utiliza, documenta o puede demostrar.

La lógica detrás de OCTOTAX es muy sencilla: TENER → DOCUMENTAR → UTILIZAR → CONTROLAR. Porque tener algo no significa necesariamente que esté construido como parte de una organización. Puedo tener un procedimiento, pero si solamente yo lo conozco, la empresa sigue dependiendo de mí. Puedo tener un documento, pero si nadie lo utiliza, solamente tengo un archivo. Puedo tener información, pero si nunca la reviso, difícilmente puedo controlarla. La estructura comienza cuando aquello que hacemos puede ser identificado, documentado, utilizado y finalmente controlado.

Por eso OCTOTAX no pretende decirle al emprendedor qué está haciendo mal. Tampoco pretende demostrar cuánto sabe SHAO. Lo que buscamos es algo mucho más interesante: que el propio emprendedor pueda descubrirlo. Que en algún momento del diagnóstico aparezca esa pequeña incomodidad que dice: “Pensé que esto ya lo tenía.” Y después, algo todavía más valioso: “Ahora sé exactamente qué me falta.”

Esa es la razón por la que cada pregunta funciona como una pequeña dosis de conciencia empresarial. Una pregunta, una evidencia. No queremos respuestas generales que puedan significar cualquier cosa. Queremos elementos concretos que puedan observarse y verificarse. De esta manera, el diagnóstico deja de ser una opinión sobre la empresa y se convierte en una fotografía de su condición actual.

OCTOTAX recorre los 13 nodos de OCTOCLUSTER® para observar diferentes dimensiones del negocio y permitir que el emprendedor pueda visualizar cómo está construida actualmente su empresa. Y para mí es importante que el resultado sea visual, porque cuando podemos ver aquello que antes solamente intuíamos, podemos comenzar a tomar mejores decisiones. Tal vez descubramos que tenemos mucho más construido de lo que pensábamos. Tal vez encontremos áreas prácticamente inexistentes. Tal vez descubramos que algunas partes funcionan, pero únicamente porque el fundador está permanentemente presente para hacerlas funcionar. Todo eso forma parte de la fotografía.

Y creo que aquí aparece el verdadero sentido de OCTOTAX. Saber qué falta no debería generar miedo; debería generar claridad. Cuando no sabemos qué tenemos que construir, todo parece urgente. Cuando podemos verlo, podemos decidir. Podemos establecer prioridades. Podemos comenzar a construir aquello que realmente necesita nuestra empresa en lugar de continuar apagando incendios todos los días.

Porque esa es una de las grandes contradicciones del emprendimiento: muchas veces construimos un negocio buscando libertad y terminamos construyendo una estructura que nos obliga a estar presentes para absolutamente todo. El negocio crece, pero nuestra libertad disminuye. Tenemos más clientes, más responsabilidades, más ingresos quizá, pero también más horas, más decisiones y más dependencia de nosotros mismos. Y entonces aparece una pregunta incómoda: ¿para qué estoy construyendo todo esto?

En SHAO creemos que una empresa debería ser capaz de generar valor sin consumir completamente la vida de quien decidió construirla. El tiempo también es patrimonio. Por eso, para mí, OCTOTAX no es simplemente una herramienta de diagnóstico. Es una manera de detenernos y mirar aquello que estamos construyendo antes de seguir agregando más cosas encima. Es reconocer lo que ya existe, aceptar lo que todavía no existe y entender qué necesitamos construir para que nuestro negocio pueda evolucionar hacia una organización más estructurada, más consciente y menos dependiente de nosotros.

OCTOTAX no resuelve por nosotros aquello que encontramos. Primero nos ayuda a verlo. Y eso, aunque parece sencillo, puede ser el principio de un cambio importante. Porque antes de construir cualquier cosa necesitamos saber dónde estamos parados. Antes de corregir necesitamos identificar. Antes de crecer necesitamos saber qué estructura tenemos para sostener ese crecimiento.

Si pudiera regresar al momento en que comencé a construir negocios, probablemente habría querido tener exactamente eso: una lista frente a mí que me dijera, sin complicaciones y sin discursos, esto tienes, esto tienes parcialmente y esto todavía no existe. Una herramienta que me permitiera mirar mi empresa como si estuviera frente a una construcción y pudiera revisar pieza por pieza aquello que todavía necesitaba levantar.

Eso es OCTOTAX.

Una forma de convertir la intuición en evidencia, la evidencia en conciencia y la conciencia en decisiones.

Porque al final, no se trata solamente de construir un negocio que funcione. Se trata de construir una empresa que pueda sostener el valor que queremos generar y, algún día, devolvernos parte del tiempo que invertimos en crearla.

-SHAO

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