EP33- DOCUMENTAR EL SISTEMA COMERCIAL

En la vida hemos visto muchos tipos de documentales , donde tratan de retratar procesos o circunstancias. Esto nos sirve en muchas ocasiones para identificar el procesos o la serie de características por las que pasa el objeto de la documentación. Hemos hablado de diseñar empresas en base a sistemas comerciales, esto quiere decir que se avanza en múltiples áreas de una empresa, pero si no hay aspectos establecidos se seguirá improvisando en cada una.

CLARIDAD Y DESARROLLO

Como emprendedores solemos ir con la corriente, desarrollando una cosa y luego otra, casi casi como ir apagando fuegos, donde el conocimiento se va generando en nuestra mente y justo es ahí donde radica uno de los principales problemas que tenemos, solemos creer que por el hecho de que nosotros conozcamos como funcionan las cosas o cual es la perspectiva que tenemos, se generarán casi como arte de magia, sin embargo la practica nos ha enseñado que es indispensable que los demás conozcan como funciona y cual es la perspectiva o espectativa que se tiene, y la mejor de asentar esto es mediante la documentación.

Documentar puede ir desde generar con papel y lapiz escritos, garabatos, dibujos o conceptos que poco a poco vamos aterrizando sobre nuestro negocio, pero también puede ser un archivo en algun programa de escritura, puede ser un blog o incluso puede ser un video, todo esto nos servirán como herramientas para transmitir nuestra perspectiva a la organización. Esto de documentar nos permitirá establecer conceptos como base de la organización permitiendo así, que se reconozca cual es el paso a paso, el porqué hacemos lo que hacemos o incluso cual es el resultado esperado. Además el hecho de que hya un lugar en donde consultar las cosas, permite generar claridad en los procesos, y al mismo tiempo establecer mejoras. No solo eso, cuando establecemos la documentación generamos una perspectiva de compartir el conocimiento, evitando así que haya dependencias dentro del mismo equipo, es decir, si llega alguien que tiene un procedimiento , o durante su estancia se le capacitó en algo, en ocasiones cuando esa persona se va de la organización se suele llevar la información consigo, es por eso que al documentar asienta las bases y el conocimiento, permitiendo que cuando alguien llegue a esa área o posición ya tenga un parámetro de como realizar las cosas, cual es el procedimiento y el resultado esperado.

Finalmente como se ha dicho, esperamos que las organizaciones generen libertad, sin depender del fundador, por lo que establecer una documentación de procesos permite que no se tenga que estar consultando al fundador o que incluso en su ausencia se desarrollan los procesos conforme se estableció sin perjudicar a la propia organización al establecer actividades conforme a perspectivas diferentes dentro de la organización, es decir , se da seguimiento a lo que un día establecieron los fundadores.

Sin duda este es uno de los problemas que nos encontramos con frecuencia en las organizaciones, supongo que es aquí donde comienza la perspectiva de mejora dentro de las organizaciones, así que esta es la señal para comenzar a documentar todo.

-SHAO

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