EP13- DOCUMENTA Y SALTE

En publicaciones pasadas hablábamos de la importancia de tener una planificación estratégica para comenzar, y si bien es cierto que nos será de mucha ayuda para comenzar, habrá cosas nuevas con las que nos encontraremos, y así mismo con el paso del tiempo mientras vamos descubriendo la formalidad de nuestro negocio, estaremos estableciendo criterios habituales para operar, es justo en ese momento cuando comenzar a registrar todo, tendrá mucho sentido, ya que como fundadores tendremos claridad de como se opera nuestro negocio , la cual será transmitida en la llegada de los integrantes del equipo.

DOCUMENTAR NO ES CONTEMPLAR

Sin duda alguna , una constante en los negocios es que el fundador o el que dirige tiene todo estructurado y contemplado en un archivo único que tiene mucho capacidad de almacenaje denominada "memoria" , es decir, el emprendedor guardada en su "cabecita" toda la información que se requiere conocer del negocio, pero, desafortunadamente es el mismo emprendedor el que tiene acceso a ella, mucho podrían pensar que se trata de proteger la propiedad intelectual de negocio, yo pensaría más en que no darle importancia a salir de la operación. Si logramos tener una estructura documenta es evidente que cualquier proceso que se quiera consultar o enseñar para capacitar, lo tendremos de forma accesible y nos servirá para que todos sean capaces de realizarlo con la misma visión con la que se fundó ese proyecto; sin embargo yo reconozco que muchas veces no se hace "por falta de tiempo" . Yo como en todas la áreas lo vería como una inversión de tiempo, documéntalo ahora para que no tengas que explicar una y otra vez después.

CÓMO ES DOCUMMENTAR

Documentar no se trata de escribir en una hoja lo que quiero que hagan, con instrucciones paso a paso, va más allá, pues la característica principal de documentar es explicar la visión que tienes de cada característica de tu modelo de negocio que va, desde "porque tu logo es así" , porque el nombre que elegiste, hasta , el como se realiza un entregable de tu producto o servicio. Sin duda es muy evidente que documentar todo esto es engorroso, pero puedes empezar por documentar aquellos procesos que sabes que son repetitivos, pues ya conoces el paso a paso.

Para comenzar a documentar te puedo sugerir contemplar:

• Datos generales. Donde explique que es y a qué se refiere, quizá el área a la que corresponde.

• Responsables. Donde explique quienes son las persona involucradas en ese proceso y como visualizas que esas personas perciban lo que estás documentando.

• Requisitos o características. Donde les explique con que se debe contar o que debe considerarse en eso que estás documentando.

• Paso a paso. Donde expliques como se lleva a cabo, se utiliza o para que sirve y como emplearlo. Prácticamente reconocerá la situación por la que los responsables están involucrados.

• Resultados y medición. Donde explique el alcance u objetivo esperado , digamos que aquí se reconocerá lo que esperas de ellos en beneficio de estructura comercial.

Como ultima recomendación cada documentación tiene como objetivo y característica ser una guía que permita a tu negocio ser operado en tu ausencia, es decir, debe tanta claridad, resultados esperados, calidades mínimas y principalmente debe formar en ellos una capacidad de análisis y decisión en la que puedan reconocer eventualidades que no estén señaladas en la documentación , pero, que puedan tener la capacidad de resolverlas con su criterio propio en base a lo establecido.

Finalmente quiero recordarte que es importante formar una cultura de consulta y mejora, es decir, de nada servirá que todos los procesos, estructura, valores, misión, propósito, etcétera, estén escritos y documentados en un archivo de un computador si nadie los consulta, o se consultaron una vez y nunca más se volvieron a revisar, o peor aun , están impresos arrumbados y polvorientos en algún roncón, donde incluso hay procesos que ya no se parecen en nada a lo que una vez se estableció. Por eso una vez documentado se debe designar responsabilidades para seguir actualizando y verificando esos procesos.

Así algún día podrás entregar todo ese documento a la IA para que realice todo eso por ti , jajaja , quizá algún día.

-SHAO

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